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Soluzione lettura Una caratteristica fondamentale del Docusoft è la capacità di gestire la carta, che è la causa di tante inefficienze nei processi aziendali odierni. Ricerca di documenti cartacei spreca una notevole quantità di tempo al costo di enormi quantità di denaro in termini di archiviazione e di accesso. E i volumi di carta che necessitano di gestione stanno aumentando in modo significativo. Docusoft scanware è la nostra soluzione per la cattura di carta. Esso fornisce tutte le interfacce necessarie per controllare la scansione di documenti e convertirli in un formato elettronico per l'archiviazione. Docusoft supportare sia la scansione diretta o indiretta - scansione diretta è dove c'è uno scanner direttamente collegato a un PC e scansione indiretta è dove siamo in grado di cercare i documenti acquisiti ubicati su un'unità di rete (cioè documenti che sono stati sottoposti a scansione su un dispositivo di rete e memorizzati centralmente). Durante la scansione direttamente in Docusoft forniamo supporto per qualsiasi scanner compatibile TWAIN - con la scansione indiretta sosteniamo qualsiasi dispositivo multifunzione esistente, e sosteniamo gli standard del settore per i documenti acquisiti elettronicamente tra cui TIFF e PDF. Il modulo comprende servizi per: Scansione tutto posta in entrata in una scansione, o scansione singoli documenti Salva tutte le pagine acquisite, o le pagine selezionate, dalla stazione di lavoro di scansione salvare i documenti in cartelle selezionate e conservano i documenti sullo schermo di presentare ad altre cartelle Indice documenti (file) cartelle come sono documenti acquisiti o rotta verso gli utenti in modo che possano indice di conseguenza. indicizzazione Per assicurarsi che i documenti sono archiviati correttamente Docusoft presenta una serie di opzioni di indicizzazione. Di serie Docusoft fornire un modello che rappresenta un deposito tipico per ciascun settore di attività. Questo modello può essere completamente personalizzato sia a implementazione, o su un base continuativa, in modo da riflettere esistenti, o eventuali modifiche ai requisiti di business, / archiviazione. Il modello è costituito tipicamente da: Cartelle Sezioni sub-sezioni (opzionale) Clienti / Conto / Fornitori, ecc Date, compresa la data del documento e descrizioni data di ricezione Un certo numero di campi di indicizzazione definiti dall'utente supplementare può essere aggiunto al modello se necessario. Inoltre un elenco principale di clienti, conti, fornitori, ecc può essere importato in fase di attuazione e aggiunto su una base ad hoc. Tutti i documenti indicizzati vengono convertiti in contenuto ricercabile con la soluzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) fornita da Docusoft di serie. Questo permette quindi qualsiasi stringa valore o di carattere da utilizzare per la ricerca di documenti per il recupero. Docusoft offre anche la possibilità di instradare i documenti indicizzati a un utente per ulteriori elaborazioni - vedere Docusoft Flusso di lavoro di seguito. E 'importante sapere che tutti i documenti sono mantenuti nel loro formato originale e non possono essere modificati o cancellati. Cattura Docusoft In genere quando un documento viene creato da un'applicazione di lavoro o da un prodotto Microsoft, come Word, Excel o Outlook, sarebbe l'ideale per memorizzare in un archivio centrale. Docusoft gestisce questo in modo efficace integrando perfettamente con Microsoft Office Suite e numerose applicazioni aziendali. Questo ha vantaggi significativi come il documento sarà disponibile a tutti gli utenti, sarà sicuro (e non può essere cancellato), verrà registrata come se fossero state depositate in Trail, sarà data-timbrato, e sarà depositato . Docusoft fornisce la perfetta integrazione con la suite Microsoft Office come standard offrendo l'indicizzazione rapida ed efficace che è richiesto. Il Docusoft aggiuntivo viene fornito agli utenti in modo che qualsiasi documento può essere indicizzato al file corretto (con numerose opzioni di indicizzazione aggiuntivi). Inoltre è in questa fase che un utente può opzionalmente essere notificato che esiste un'azione da eseguire su questo documento. Un'altra possibilità è che i documenti che attualmente risiedono su dischi locali o di rete possono facilmente essere indicizzati al Docusoft sia come singoli documenti o come file zip. Ciò consente una conversione completa file indietro di documenti elettronici esistenti per raggiungere in modo estremamente rapido. I documenti possono essere acquisiti e memorizzati in una varietà di formati tra cui. doc. tif. pdf. xls. cerniera lampo. wav, ecc DocuSoft Ricerca / Visualizzazione Una volta che i documenti sono stati indicizzati hanno bisogno di accedere facilmente e rapidamente. ricerca e display Extensive strumenti sono inclusi (Docusoft Findware) in modo che i documenti possono essere recuperati da uno qualsiasi o tutti i campi indicizzati, e / o il contenuto recuperato dal sistema OCR incorporato. I risultati della ricerca vengono presentati come un elenco di documenti che soddisfano i criteri di ricerca e ogni documento è possibile accedere. Docusoft presentare una finestra di anteprima che migliora in modo significativo la velocità di visualizzazione e funzioni su tutti i tipi di documenti - non vi è alcun obbligo di aprire Word, Excel, Outlook, Adobe, ecc come lo spettatore è generico. Tuttavia forniamo anche un impianto di 'lancio' che presenterà il documento nel formato originale, vale a dire una email memorizzata lancerà MS-Outlook, e un documento Word memorizzato lancerà MS-Word. Questo ci permette di gestire le versioni dei documenti ci dovrebbe essere il requisito - nessun documento può essere cancellato o modificato in modo questo è l'unico metodo per la modifica di documenti Word ed Excel. Un'ampia lista di funzione è fornita per gestire il documento (s) tra cui la capacità di e-mail di documenti singoli o multipli (con la possibilità di convertire i documenti in PDF, se richiesto on-the-fly), documenti di ri-file, descrizioni di modifica dei documenti, percorso documenti per gli utenti, visualizzare la pista di controllo, e molte altre opzioni. DocuSoft E-Mail Manager Con E-Mail una parte così importante del commercio di tutti i giorni, è diventato sempre più importante disporre di mezzo rapido ed efficiente di deposito e di risparmio e-mail, insieme con allegati, nel file cliente, caso o progetto in questione. Utilizzando alcune tecniche innovative DocuSoft Email Manager (Basato sul client di posta elettronica Microsoft Outlook *) fornisce una serie di caratteristiche interessanti e risparmio di tempo per il salvataggio e la corrispondenza indicizzazione e-mail, sia in entrata che in uscita. Un certo numero di funzioni comprendono il DocuSoft Email agenzia tra cui: Invia più documenti con una e-mail. Salva più e-mail, con un solo clic su Salva Invia tempestiva per assicurare email in uscita non sono trascurati Tagging in MS Outlook di e-mail salvate in modo che non si salvano due volte Mail a ciascuno di loro proprio ID del documento unico per la traccia di controllo piena di attività E - mail vengono salvate con i loro attacchi per un vero e proprio record di comunicazioni in entrata e in uscita l'indicizzazione dei contenuti delle e-mail salvate permette il recupero rapido sulla base di qualsiasi parola, sia nel testo, corpo e-mail o un allegato. La combinazione di tutte queste caratteristiche consente Manager DocuSoft posta elettronica Outlook per offrire vantaggi reali per qualsiasi organizzazione. Il personale può salvare una quantità enorme di tempo e farà in modo che le e-mail importanti che richiedono una risposta tempestiva, non sono trascurati. Migliora la produttività, migliora la tenuta di registri e migliora il servizio al cliente per qualsiasi organizzazione, grande o piccola. DocuSoft Workflow Le aziende spendono molto ingenti somme di denaro alla ricerca di documenti, principalmente a causa della inefficienza del processo interno. Document Management offre la possibilità di migliorare il processo di business utilizzando le tecniche del flusso di lavoro - ci deve essere un passo verso meno processi ad alta intensità di carta che farà risparmiare i soldi delle aziende. Un recente rapporto pubblicato da JP Morgan suggerisce che, in media, il deposito e il mantenimento di 500.000 pezzi di costi della carta, per le imprese sociali, si stima che 250.000 $ nella gestione del flusso di lavoro, un altro $ 115.000 per la ricerca dei file persi, e circa $ 150.000 in costi di stoccaggio e di smaltimento. Il rapporto indica anche che le aziende spesso pagano costi aggiuntivi per i loro percorsi di carta, dal momento che la documentazione cartacea chiedono spesso duplica informazioni che hanno già ricevuto. Un altro recente rapporto suggerisce che i rifiuti del Regno Unito PMI oltre 42 milioni al giorno principalmente dalla inefficienza del processo di gestione della carta e questo è in aumento. Per facilitare i miglioramenti nella produttività degli utenti e l'efficienza aziendale DocuSoft forniscono come standard la possibilità di percorso e gestire i documenti attraverso gli strumenti DocuSoft del flusso di lavoro. Avere i documenti acquisiti con l'utente DocuSoft Scanware s hanno anche la possibilità (e al tempo stesso come documenti di indicizzazione) per instradare il documento a un utente per azione. Questo prende la forma di presentare agli utenti con un cassetto di tutti i documenti attuabili in qualsiasi formato essi siano in - questi documenti saranno già essere indicizzati nel sistema di archiviazione. L'In-Tray quindi è una rappresentazione visiva di attività guidata da messaggi di posta elettronica, posta digitalizzata, documenti Word o Excel, o qualsiasi documento archiviato in DocuSoft che ha bisogno di essere rivisto e / o azionato. Il vantaggio principale di questo approccio è quello di prendere la carta fuori dal processo. Workflow offre agli utenti tutte le informazioni per via elettronica in modo non è necessaria alcuna distribuzione manuale di carta o di informazioni elettroniche. Con l'Audit Trail fornito su tutte le attività del documento DocuSoft nessuna informazione può essere perso, fuori luogo o ignorata. Rapporto col cliente Il CRM è un sistema completo progettato per gestire contatti, attività e comunicazioni, in collaborazione con il Docusoft DMS. Esso include funzionalità per Calendari, Task Management, Contact Management, Database Client Management (campi definiti dall'utente) e la creazione di documenti utilizzando l'incorporato Docusoft Stampa unione impianto. Il calendario CRM viene utilizzato per creare una rappresentazione visiva di appuntamenti dell'utente, incontri e attività. Le caratteristiche principali includono la possibilità di creare attività e assegnarli conseguenza, e consentire per ogni attività di avere uno stato (% completamento) ed essere associato ad un Cliente o Prospect. I manager possono rivedere i calendari per la revisione delle attività e / o attività di riallocazione, le attività possono essere ricorrente e promemoria possono essere applicati. Il Task Manager CRM è una struttura la creazione di un'attività in cui gli utenti possono creare e gestire compiti / attività attraverso i loro vari stadi di completamento. Facile elenchi di attività per visualizzare vengono presentati per monitorare le attività in corso e in sospeso. Il CRM Contact Manager fornisce un database di clienti e contatti. Per ogni cliente più dettagli dell'indirizzo sono supportate con più contatti e per ogni contatto ci sono campi aggiuntivi per sostenere indirizzi e-mail, posizione, metodo di contatto preferito, etc. Il Database Manager CRM include il supporto per un numero illimitato di campi definiti dall'utente per ogni cliente all'interno del Contact Manager. I dati possono essere importati da applicazioni esistenti o possono essere applicati singolarmente e sosterrà alcun obbligo per la gestione dei dati di un cliente. Il MailMerge CRM riunisce il CRM di contatto e moduli Gestione database per fornire un potente impianto di Stampa unione. Esso fornisce i filtri per selezionare i clienti / contatti basati su campi del database, i modelli per la stampa di documenti di massa, i modelli per la creazione di e-mail di massa, e uno splitter documento in un file i risultati nel Document Management System Docusoft. Il pacchetto completo Docusoft CRM offre una soluzione estremamente efficace per la gestione dei client / contatti, task associati, i calendari degli utenti e documento di creazione / consegna. portale sicuro lavoro di carta può perdersi, e non è sempre rintracciabile come si muove in ufficio o viene inviato tramite la posta. E-mail può essere utilizzato, ma è un mezzo aperto a intercettazione o accidentalmente buttato via. In più ci sono ulteriori pressioni per far rispettare la cifratura delle informazioni inviate ai clienti. Questo ha portato allo sviluppo di portali di documenti sicuri. Il portale Docusoft fornisce un mezzo sicuro di trasmissione di documenti con un clic di un pulsante dalla sede principale ad un lavoratore remoto o client. Il portale fornisce documenti singoli o multipli in modo sicuro e genera tutte le email necessarie per richiedere al destinatario di effettuare il login e accedere al documento inviato sul Portale. Il portale comprende anche un processo di approvazione in avanti estremamente retta in modo che i documenti possono essere confermati come se fossero state approvate elettronicamente e con una firma. Docusoft gestire anche promemoria automatici per i documenti che non sono stati azionati sul portale e il portale facilita anche l'upload di documenti da parte del cliente per l'utente Docusoft. Docusoft ha aggiunto un visualizzatore di documenti alternativo in modo che ha emesso i documenti possono essere visualizzati in un 'Flip' stile del libro con la pagina di svolta, ecc Il portale è davvero la migliore alternativa per la consegna sicura dei documenti e di gestire un processo esterno. documento Creator Il Docusoft Creator è un programma di utilità add-on software che si fondono qualsiasi numero di documenti (documenti archiviati in Docusoft e anche documenti sulla rete) in un unico PDF. I documenti sono selezionati dall'interno Docusoft e presentati in una lista. Ulteriori documenti esterni possono essere aggiunti e la lista possono essere gestiti, ri-sequenza, ecc Inoltre i documenti di Word o messaggi di posta elettronica possono essere convertiti in PDF dall'interno di utilità. Il documento unito può quindi essere conservato ovunque, via e-mail fuori, protetto da password, pubblicato sul portale o salvati Docusoft. Si può anche avere francobolli documento applicate (vale a dire un 'Progetto' stampato può essere più adagiata sul documento). L'utilità è molto facile da usare add-on per la creazione di documenti ad-hoc in cui è richiesto un unico PDF, per esempio, come alternativa all'uso più allegati in un messaggio email. O dove la presentazione del libro di stile è necessario utilizzare standard 'Front' e le pagine 'indietro'.
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